Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

Grundsätzlich IT B.V. is de aanbieder van Bolzano Fact Modeller en de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring staan.

• Adres: Cascademuur 2, 3991 VP Houten, Nederland
• KvK-nummer: 63610795
• Contactpersoon: Ronald Kunenborg (eigenaar)
• E-mail: info@bolzanofactmodeller.nl
• Telefoon: +31 (0)6 41966000

2. Over deze dienst en de website

Bolzano Fact Modeller is een webapplicatie voor feitgeoriënteerde informatiemodellering (FCO-IM), bereikbaar via https://app.bolzanofactmodeller.nl. De dienst is niet vrij toegankelijk: u komt binnen op uitnodiging, als lid van een toegelaten organisatie of als individueel toegelaten gebruiker.

Deze verklaring geldt ook voor onze openbare website https://bolzanofactmodeller.nl, met uitleg over Bolzano en een link naar de dienst. Op de website logt u niet in. Van een bezoek aan de website wordt alleen vastgelegd wat in punt 9 staat.

3. Hoe u inlogt

U logt in via Cloudflare Access, de inlogdienst van onze leverancier Cloudflare. U kiest daarbij één van drie manieren:

• Google
• Microsoft (Entra ID)
• Een eenmalige pincode per e-mail

Bij Google en Microsoft doorloopt u de inlogschermen van die partij zelf; zij verwerken uw login onder hun eigen voorwaarden en privacyverklaring. Wij zien daarvan alleen de gegevens die hieronder staan.

Na een geslaagde login ontvangen wij van de gekozen inlogmethode:

• uw e-mailadres;
• bij Google en Microsoft: uw weergavenaam;
• welke van de drie inlogmethoden u heeft gebruikt.

Uw sessie duurt maximaal 24 uur. Daarna moet u opnieuw inloggen. U kunt ook zelf uitloggen via de instellingen van de applicatie.

Gegevens uit uw Google- of Microsoft-account

• Welke gegevens. Alleen uw e-mailadres, uw weergavenaam en welke van de drie inlogmethoden u gebruikte. Niets anders: wij vragen geen toegang tot uw e-mail, agenda, bestanden of contacten.
• Hoe gebruikt. Uitsluitend om u in te loggen, uw toegang tot de dienst te bepalen en uw lidmaatschap van een organisatie vast te stellen.
• Met wie gedeeld. Alleen met Cloudflare, Inc., als verwerker die het inloggen en de hosting van de dienst verzorgt (zie punt 7). Met niemand anders, en nooit verkocht of voor marketing gebruikt.
• Hoe beschermd. Zie punt 10 voor de beveiliging van het verkeer; de gegevens worden opgeslagen onder Europese jurisdictie (zie punt 4); alleen Grundsätzlich IT B.V. heeft toegang tot deze gegevens.
• Bewaren en verwijderen. Dezelfde termijnen als in punt 11: zolang uw lidmaatschap of toelating bestaat, en daarna tot de afsluitende facturatie is afgerond — uiterlijk één jaar na het einde daarvan. U kunt eerdere verwijdering vragen via info@bolzanofactmodeller.nl (zie punt 12).

4. Welke gegevens wij van u bewaren

Wij bewaren het volgende:

• uw e-mailadres;
• een gebruikersnummer: een intern nummer dat wij u toekennen (geen persoonsgegeven op zichzelf, maar wel aan u te koppelen);
• uw weergavenaam, als die bekend is;
• bij welke organisatie(s) u hoort, met welk lidmaatschap en welke rol of rollen (lid, expert, modelleur, beheerder);
• openstaande uitnodigingen: e-mailadressen die een organisatiebeheerder heeft ingevoerd om iemand toegang te geven;
• of uw e-mailadres los daarvan individueel is toegelaten tot de dienst, en de reden daarvoor;
• datum en tijdstip, zoals wanneer uw account is aangemaakt en wanneer u voor het laatst bent ingelogd;
• of uw account is gedeactiveerd, wanneer dat gebeurde en door welke beheerder. Een platformbeheerder kan uw account deactiveren, bijvoorbeeld wanneer u langere tijd niet heeft ingelogd. Uw account en de modellen in uw persoonlijke ruimte blijven daarna nog een tijd bewaard: tot één jaar na deactivering als u op dat moment nog een model in uw persoonlijke ruimte heeft, anders tot dertig dagen. Een maand vóór die datum ontvangt u, waar mogelijk, een herinneringsmail. Daarna worden uw account en de modellen en begrippenkaders in uw persoonlijke ruimte definitief verwijderd, uiterlijk een dag na die datum (zie punt 11 voor wat er in modellen van een organisatie blijft staan). Een platformbeheerder kan een gedeactiveerd account ook weer heractiveren;
• in ons beheerlogboek: wanneer een platformbeheerder iets aan uw toegang of uw account verandert, zoals een toelating, een uitnodiging of een deactivering, wat er gebeurde, wanneer en door welke beheerder;
• wanneer u binnen een organisatie een model aanmaakt, importeert, opnieuw importeert, op een apparaat ophaalt, overdraagt (bijvoorbeeld van uw persoonlijke ruimte naar de organisatie), verwijdert of herstelt: wie het deed (uw gebruikersnummer; in het overzicht getoond als uw e-mailadres), de naam van het model, wat er gebeurde en wanneer. Ook wanneer een beheerder een model van de server verwijdert of herstelt, wordt dat zo vastgelegd. Deze registratie is zichtbaar voor de beheerders van uw organisatie (zie punt 7);
• gegevens over uw voorwaardenacceptatie: het tijdstip waarop u de gebruiksvoorwaarden in de applicatie heeft bevestigd, welke versie van de gebruiksvoorwaarden en van deze privacyverklaring toen golden, welke artikelen u heeft aangevinkt, de taal waarin u ze las, en het type browser van dat moment;
• zodra u bent ingelogd: de inhoud van uw modellen, met hun wijzigingsgeschiedenis en revisies, en van uw begrippenkaders (persoonlijk, van uw organisatie of gebonden aan een model), met per wijziging wie hem maakte en wanneer, en bij een modelwijziging of een revisie ook vanaf welk apparaat (zie punt 5);
• de apparaten waarmee u synchroniseert: een kenmerk waarmee wij uw apparaten van elkaar onderscheiden, het type browser en besturingssysteem, de naam die u het apparaat eventueel zelf geeft, en wanneer het apparaat voor het eerst en voor het laatst contact had. In de applicatie ziet alleen u uw eigen apparaten.

Uw gegevens worden bij Cloudflare bewaard, onder Europese jurisdictie. De verwerking ervan kan ook plaatsvinden op systemen van Cloudflare buiten de EU; dit is dus geen volledige EU-garantie, en dat vermelden wij uitdrukkelijk.

5. Uw modelgegevens: lokaal, met synchronisatie via de server

Uw modelgegevens — de informatiemodellen zelf, populaties, begrippen — staan altijd eerst op het apparaat waarop u werkt (in uw browser).

Sinds versie 1.4: uw modellen ook op de server. Zodra u bent ingelogd, bewaren wij op de achtergrond uw modellen, met hun wijzigingen, ook bij ons — voor zowel een persoonlijk model als een organisatiemodel. Bij elke wijziging leggen wij vast wie hem maakte en wanneer, en bij een modelwijziging of een revisie ook vanaf welk apparaat (zie punt 4). Dit gebeurt op dezelfde plek als uw gebruikersgegevens (punt 4). Werkt u zonder in te loggen (lokaal gebruik), dan gebeurt dit niet: er gaat dan niets naar onze server.

Sinds versie 1.6: een model op meer apparaten, en samen met uw organisatie. Zodra u bent ingelogd, kunt u een model dat op de server staat ook op een ander apparaat openen: u ziet het model dan volledig op dat apparaat. Leden van een organisatie kunnen aan hetzelfde organisatiemodel werken, ieder volgens de rol die zij hebben. Wijzigingen worden op de achtergrond uitgewisseld; botsen wijzigingen, dan bepaalt onze dienst de volgorde. Dat gebeurt niet live: samen tegelijk in één model werken, met elkaars wijzigingen direct in beeld, volgt in een latere fase, die wij vooraf aankondigen.

Werkt u zonder internetverbinding, dan blijft dat gewoon mogelijk: u werkt dan op het apparaat, en uw wijzigingen gaan naar de server zodra de verbinding er weer is.

6. Waarom wij deze gegevens verwerken

• Uitvoering van de overeenkomst. Zonder uw e-mailadres, gebruikersnummer en lidmaatschapsgegevens kunnen wij u geen toegang tot de dienst geven, en het opslaan en synchroniseren van uw modelgegevens is de dienst zelf — dit is de grondslag voor de gegevens in punt 4 en 5.
• Gerechtvaardigd belang. Wij gebruiken de controle bij het inloggen en de beperkte logboeken van de dienst en de website (punt 9) om beide te beveiligen en misbruik te voorkomen. Dat belang weegt naar ons oordeel zwaarder dan het beperkte effect op uw privacy, omdat de verwerking beperkt blijft tot wat nodig is voor die beveiliging.

Gebruikt u de dienst als individuele proefgebruiker zonder organisatie, dan kan in specifieke gevallen ook uw toestemming de grondslag zijn; wij melden dat dan bij de betreffende stap zelf.

7. Wie uw gegevens verder ziet

• Leden van uw organisatie — een organisatiemodel en de begrippenkaders van de organisatie zijn zichtbaar voor de leden van die organisatie, ieder volgens hun rol: alle rollen mogen lezen, alleen een modelleur of expert synchroniseert wijzigingen van een model. Bij een organisatiemodel zien zij wie het model aanmaakte of importeerde (e-mailadres), per revisie de modelleursnaam en het tijdstip, wie een revisie introk, wie het model op dat moment bewerkt, en per wijziging het tijdstip en het interne gebruikersnummer van de maker. Het apparaat waarmee u werkt zien zij niet. Een model in uw persoonlijke ruimte ziet alleen u, totdat u het zelf overdraagt aan een organisatie.
• Grundsätzlich IT B.V. — als beheerder van het platform zien wij de e-mailadressen en rollen van gebruikers en organisatieleden, de openstaande uitnodigingen, de voorwaardenacceptaties, wie een model heeft aangemaakt, geïmporteerd of verwijderd en, zolang een definitief verwijderd model nog terug te zetten is (dertig dagen, zie punt 11), de naam ervan met de eigenaar of organisatie; binnen die termijn kunnen wij het model terugzetten. Wij gebruiken dat uitsluitend voor beheer en ondersteuning van de dienst, op dezelfde grondslag als het ledenbeheer door organisatiebeheerders.
• Cloudflare, Inc. — verzorgt het inloggen en de hosting van de dienst en van de website, en bewaart uw gegevens, ook uw modelgegevens (zie punt 4 en 5). Cloudflare verstuurt namens ons de uitnodigingsmail wanneer een organisatiebeheerder u uitnodigt (vanaf info@bolzanofactmodeller.nl, met daarin de naam of het e-mailadres van die beheerder en de naam van de organisatie), en de herinneringsmail voordat een gedeactiveerd account definitief wordt verwijderd (zie punt 4).
• Google LLC en Microsoft Corporation — uitsluitend voor het inloggen, en uitsluitend als u zelf voor die inlogmethode kiest.

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet voor marketingdoeleinden. Er zijn geen advertenties en geen tracking- of statistiekenprogramma's in de applicatie of op de website.

8. Cookies en opslag in uw browser

• Bij het inloggen plaatst Cloudflare één functionele cookie om uw sessie van 24 uur te herkennen.
• De applicatie zelf bewaart uw modelgegevens en uw persoonlijke instellingen in de browser op uw eigen apparaat; zodra u bent ingelogd, gaan uw modelgegevens ook naar de server (zie punt 5).
• De website plaatst zelf geen cookies en bewaart niets in uw browser.

Naar ons oordeel is hiervoor geen cookiebanner nodig: alles is strikt functioneel, er is geen keuzevrijheid die u iets oplevert om te weigeren, en er wordt niets voor tracking of profilering gebruikt.

9. Logging

• Onze leverancier Cloudflare bewaart gegevens over inlogpogingen 24 uur.
• Bij elk verzoek aan de dienst en bij elk bezoek aan de website legt Cloudflare uw IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en het land vast.
• Wij leggen technische fouten vast, en bij elke inlogpoging uw e-mailadres, of u werd toegelaten en, zo niet, om welke reden.
• Van een uitnodigingsmail of een herinneringsmail leggen wij alleen vast of het versturen lukte, niet de inhoud of het e-mailadres.

10. Beveiliging

• Zonder geldige login ziet u niets van de applicatie.
• Al het verkeer tussen u en onze dienst is versleuteld.
• Het beheeraccount van de dienst is beveiligd met tweefactorauthenticatie.

Wij noemen hier bewust geen technische details.

11. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Uw gebruikers- en lidmaatschapsgegevens: zolang uw lidmaatschap van een organisatie of uw individuele toelating bestaat, en daarna tot de afsluitende facturatie is afgerond — uiterlijk één jaar na het einde van uw lidmaatschap of toelating.
• Bij een gedeactiveerd account: uw account en de modellen en begrippenkaders in uw persoonlijke ruimte blijven bewaard tot de verwijderdatum uit punt 4 — één jaar na deactivering met een model in uw persoonlijke ruimte, dertig dagen zonder. Daarna verwijderen wij ze definitief, uiterlijk een dag na die datum. De dertig dagen waarin een platformbeheerder een verwijderd model nog kan terugzetten, gelden dan niet. Van uw account blijft alleen een nummer over, zonder e-mailadres of naam; modellen van een organisatie verwijzen er nog naar.
• Na de definitieve verwijdering van uw account blijft in de modellen van een organisatie de herkomst staan, zolang dat model bestaat: het e-mailadres van wie het model aanmaakte of importeerde, de modelleursnaam bij revisies en uitgaven, en uw interne gebruikersnummer bij de wijzigingen die u maakte. Die gegevens horen bij de modellen van de organisatie. Een persoonlijk begrippenkader dat nog aan een model buiten uw persoonlijke ruimte gekoppeld is, blijft bij dat model bewaard. In ons beheerlogboek verwijderen wij uw e-mailadres.
• Uw modelgegevens op de server: zolang het model bestaat, ook als het is gearchiveerd. Wordt een model definitief verwijderd (in de applicatie een aparte stap na archiveren), dan kan de platformbeheerder het nog dertig dagen terugzetten; daarna wordt de inhoud van het model definitief uit onze systemen verwijderd.
• Uw apparaatgegevens: zolang uw account bestaat.
• Openstaande uitnodigingen: tot u ze accepteert of tot ze vervallen.
• Gegevens over uw voorwaardenacceptatie: zolang uw account bestaat, en daarna tot de afsluitende facturatie is afgerond — uiterlijk één jaar na het einde van uw lidmaatschap of toelating. Bij een gedeactiveerd account blijft dit gegeven ongewijzigd aan uw account gekoppeld — niet geanonimiseerd — tot de hierboven genoemde verwijderdatum: het moet juist aantonen wíé akkoord ging.
• Gegevens over inlogpogingen bij Cloudflare: 24 uur.
• Gegevens over verzoeken aan de dienst en bezoeken aan de website bij Cloudflare: 30 dagen.
• Onze eigen logregels (technische fouten, inlogpogingen en het versturen van mails, zie punt 9): 7 dagen.
• Wij kunnen onze database tot 30 dagen terug herstellen, om de dienst na een storing of fout te herstellen. Wat wij verwijderen, kan daardoor nog 30 dagen in die herstelmogelijkheid bestaan.

Wilt u dat wij uw gegevens eerder verwijderen? Zie punt 12.

12. Uw rechten

U heeft het recht op:

• inzage in de gegevens die wij van u hebben;
• rectificatie van onjuiste gegevens;
• wissing van uw gegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen de verwerking;
• overdraagbaarheid van uw gegevens.

Om een van deze rechten uit te oefenen, neemt u contact op via info@bolzanofactmodeller.nl. Wij controleren uw identiteit via het account waarmee u bent ingelogd, om te voorkomen dat iemand anders uw gegevens opvraagt of wijzigt.

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan vooral weten via info@bolzanofactmodeller.nl — wij lossen het graag samen met u op. Komt u er met ons niet uit, dan heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen in deze verklaring

Wijzigt deze verklaring, dan passen wij de versie en de datum bovenaan dit document aan. Een ingrijpende wijziging — bijvoorbeeld live samen bewerken in één model (zie punt 5) — kondigen wij vooraf aan.

14. Contact

Vragen over deze verklaring of over uw gegevens? Mail naar info@bolzanofactmodeller.nl.